Nieuwsbrief

3 januari 2025

Allereerst wensen we iedereen een mooi en sportief 2025!

Hierbij de eerste nieuwsbrief van 2025, en misschien ook wel de laatste. Dat klinkt drastisch, maar dat valt mee. Hoe dat precies zit, lees je verderop.

Deze nieuwsbrief gaat vooral over het nieuwe ledenadministratiesysteem van Virtuagym. Het plan was om live te gaan voordat de reguliere lessen weer zouden beginnen, maar dat redden we helaas nét niet.

Daarnaast geven we in deze nieuwsbrief nog een korte update over de activiteiten voor de komende periode. 

Zo begint iedereen goed geïnformeerd aan het nieuwe jaar!

Wat is Virtuagym?

Voor sommigen is de naam Virtuagym misschien al bekend, en wellicht gebruiken ze het zelfs zonder het te weten. Virtuagym is een groot bekend softwarebedrijf dat zich richt op de sportindustie. Dit doen ze niet alleen door het aanbieden van een ledenadministratie software, maar ook met veel andere handige tools.

Wij gaan naast de ledenadministratie software ook gebruik maken van het registratiesysteem, het online rooster, een deel van de geïntegreerde webshop en het communityplatform van Virtuagym. Toegang tot deze functies krijg je via het online webportaal van Virtuagym of via de Virtuagym app. Op deze manier kunnen we veel informatiestromen samenvoegen en de service die we aan onze leden verbeteren.

Omdat het systeem nieuw is, zowel voor de sportschool als voor onze leden, zal het in het begin wellicht even zoeken zijn naar de ideale werkwijze. We zijn er echter van overtuigd dat Virtuagym snel een belangrijk onderdeel van onze sportschool wordt en  het veel voordelen met zich meebrengt.

Starten met Virtuagym

We zijn momenteel bezig met de laatste voorbereidingen om alles gereed te maken om live te gaan. Zodra we live gaan, ontvangt iedereen een e-mail van Virtuagym met een uitnodiging om toegang te krijgen tot zijn of haar account.

Je kunt toegang krijgen tot je account via het webportaal of via de Virtuagym app. De app is beschikbaar voor zowel iPhone- als Androidgebruikers. Op deze manier heb je op een eenvoudige manier toegang tot alle informatie over de sportschool.

Nadat we live zijn gegaan hebben we ook nog wel even de tijd nodig om alles volledig te maken en te fine tunen. We proberen er zoveel mogelijk vaart achter te zetten.

Eerste automatische incasso

Zodra de uitnodiging voor toegang tot jullie account is verstuurd, zal ook de eerste automatische incasso plaatsvinden via de nieuwe software. Virtuagym werkt samen met het betalingsplatform Mollie.com.

Bij de afschrijving zal de naam ‘Sportschool Tim Kool via Mollie’ zichtbaar zijn. In de omschrijving wordt een factuurnummer vermeld, waarschijnlijk gevolgd door het type abonnement waarop de incasso betrekking heeft.

Aanmelden voor lessen

Via de Virtuagym app of het webportaal kun je je straks eenvoudig aanmelden voor een les. Ons doel is om een situatie te creëren waarin elk lid zich altijd vooraf aanmeldt voor een les.

We begrijpen dat dit nieuw is, zowel voor onze leden als voor onze leraren. We zullen ons best doen om dit proces snel voor iedereen vertrouwd te maken, zodat we zo snel mogelijk naar de gewenste situatie kunnen werken.

Het vooraf aanmelden voor een les biedt verschillende voordelen, zoals:

• Betere lesvoorbereiding: De lessen kunnen worden afgestemd op de grootte van de groep, wat de kwaliteit ten goede komt.
• Balans in de lesgroepen: Het voorkomt overvolle of onderbezetting van lessen.
• Verbeterde klantenservice: We kunnen beter inspelen op aan- en afwezigheid.

Met deze veranderingen hopen we iedereen een nog betere ervaring te bieden!

Online rooster 

Het aanmelden voor lessen verloopt via het online rooster. Door het online rooster hoef je je nooit meer af te vragen wanneer een vakantierooster ingaat en of een bepaalde les wel doorgaat.

Op dit moment is alleen het reguliere rooster voor elke week nog ingevoerd. We zullen dit zo snel mogelijk aanpassen voor de weken waarin het reguliere rooster niet van toepassing is. Op deze manier weet iedereen al ruim van tevoren hoe het rooster eruitziet.

SSTK Community

Naast het kunnen inzien van het online rooster en aanmelden voor lessen, krijgen al onze leden toegang tot de Community-omgeving. Deze omgeving wordt gebruikt om nieuwsberichten, updates en andere informatie te delen.

In de Community worden verschillende groepen aangemaakt, zoals een algemene groep, een groep per sport en een groep voor wedstrijddeelnemers. Hierdoor kunnen wij veel gerichter informatie verspreiden dan dat we nu doen.

Dit betekent dat de WhatsApp-groep van de sportschool binnenkort verdwijnt en dat dit, door de komst van de Community, mogelijk de laatste nieuwsbrief is die we versturen.

10-rittenkaart TOUGH Workout en Competition Team

Zeg vaarwel tegen de papieren 10-rittenkaarten voor TOUGH Workout en het Competition Team! Deze worden voortaan volledig digitaal. Via onze webshop in de Virtuagym omgeving kun je eenvoudig een digitale 10-rittenkaart aanschaffen. Bij aankoop ontvang je 10 credits in je account. Elke keer dat je je aanmeldt voor een les, wordt er automatisch één credit afgeschreven.

Bestaande papieren 10-rittenkaarten kunnen eerst nog op de traditionele manier worden opgemaakt. Zodra deze op is, kun je overstappen naar de digitale 10-rittenkaart.

Vragen en achterstallige betalingen oude ledenadministratie systeem

Zodra het nieuwe systeem van Virtuagym online is en goed functioneert, zullen we direct aan de slag gaan met het afhandelen van vragen en openstaande betalingen die nog betrekking hebben op het oude ledenadministratiesysteem. Het uitzoeken en alles goed op een rij zetten wordt een flinke klus, maar we doen ons best om dit zo snel en zo volledig mogelijk te doen. Leden voor wie dit van toepassing is, ontvangen zo snel mogelijk bericht van ons.

Tot slot

De overgang naar Virtuagym heeft behoorlijk wat voeten in de aarde gehad. Vooral omdat het systeem veel meer mogelijkheden biedt dan we aanvankelijk hadden verwacht. Nog heel even en we gaan live. Daarna nog een korte opstart periode voordat we optimaal van de nieuwe dienst gebruik kunnen maken.

Daarnaast hopen we dat iedereen snel gewend raakt aan het nieuwe systeem en dat het vooral veel duidelijkheid en gemak biedt. Mocht je toch nog vragen hebben, een opmerking willen maken of iets onduidelijk vinden, neem dan contact op via 

in**@sp*****************.nl











. We helpen je graag verder!

SSTK Open 2025: Mis het niet!

De uitnodiging en het inschrijfformulier zijn bijna klaar, want op 8 februari 2025 is het weer tijd voor de SSTK Open! Dit toernooi, ooit gestart als ons clubtoernooi, is uitgegroeid tot een fantastische kleinschalige wedstrijd in sporthal Het Baken in Pijnacker.

De SSTK Open is speciaal voor gekleurde banders en biedt een toegankelijke omgeving voor iedereen. Je bent verzekerd van minimaal twee ronden, en iedere deelnemer ontvangt een prachtige deelnamemedaille.

Om de dag zo soepel mogelijk te laten verlopen, werken we met diverse groepen en verschillende aanvangstijden. Zo hoef je geen hele dag in de sporthal door te brengen. Het is de perfecte gelegenheid voor je eerste wedstrijdervaring of om je wedstrijdervaring verder uit te breiden.

Let op: Voor de SSTK Open wordt geen aparte wedstrijdtraining georganiseerd. Alle leden van witte band tot zwarte slip kunnen zich binnenkort inschrijven.

De SSTK Open is een leuk, gezellig en leerzaam toernooi dat je niet wilt missen!

Aankomende evenementen

De lijst met evenementen kan nog wel eens veranderen. Houd daarom altijd onze website (waar ook meer details te vinden zijn) en de televisie in de sportschool goed in de gaten, zodat je niets mist.

5 januari

Nieuwjaarsborrel vrijwilligers

op uitnodiging

12 januari

Scheidsrechterscursus D-/C-/B-licentie

inschrijving via ITF Nederland

25 januari

Open Dutch

inschrijving met Open Wedstrijdtraining

8 februari

SSTK Open

inschrijving via inschrijfformulier op de bar

22 februari

Carnavaltraining

mag verkleed komen naar de les

24 februari t/m 2 maart

Voorjaarsvakantie

hanteren vakantierooster

8 & 9 maart

The Warrior Open

Engeland

22 maart

Danexamen

Op uitnodiging